Tu envoies un devis, le client valide, et là tu réalises que tu ne sais plus trop où tu en es. Est-ce que tu as relancé celui d'avant ? Est-ce que la facture correspondante a bien été émise ? Et celle du mois dernier, elle est passée en compta ?
Pour beaucoup de freelances, ce flou entre devis envoyés, factures à émettre et suivi comptable crée une vraie charge mentale. Bonne nouvelle : il existe une façon de clarifier tout ça sans t'épuiser. Notion gère le suivi de tes devis côté organisation. Indy gère les factures côté légal. Deux outils, deux rôles bien distincts, zéro confusion.
Pourquoi séparer le suivi des devis de la gestion des factures
C'est la première erreur que font beaucoup de freelances : essayer de tout faire au même endroit. Un tableau Excel qui sert à la fois de deviseur, de suivi client et de compta. Résultat : on s'y perd, on oublie des relances, et parfois une facture passe à la trappe.
La logique à adopter, c'est celle de deux espaces bien définis :
- Notion : ton espace de pilotage. Tu y suis l'avancement de chaque devis, le statut du projet, les échanges avec le client.
- Indy : ton espace légal et comptable. Tu y crées tes factures conformes, tu suis tes encaissements, ta TVA, ton bilan.
Cette séparation, c'est exactement ce qu'on explore dans l'article Comment séparer Notion et Indy pour ne plus mélanger orga et compta. Si tu ne l'as pas encore lu, c'est un bon point de départ pour poser les bases.
Une fois que tu as cette clarté mentale, tout devient plus fluide. Tu sais exactement où chercher quoi.
Construire ton tracker de devis dans Notion
Notion est parfait pour avoir une vue d'ensemble de tous tes devis en cours, acceptés ou refusés. L'idée : une base de données simple avec les bonnes propriétés.
Voici les colonnes essentielles pour ton tracker :
- Nom du client : propriété Texte ou Relation si tu as déjà une base clients
- Intitulé de la mission : pour retrouver le contexte en un coup d'œil
- Montant HT : propriété Nombre
- Date d'envoi : propriété Date
- Statut : propriété Sélection avec les options En attente, Accepté, Refusé, À relancer
- Date de relance : pour ne jamais laisser un devis sans suivi
- Lien vers la facture Indy : une propriété URL pour coller le lien direct vers la facture correspondante dans Indy
Le vrai truc qui change tout : configure une vue filtrée sur les devis "À relancer" avec une date de relance dépassée. Quand tu ouvres Notion le matin, tu vois immédiatement qui tu dois contacter. Pas besoin de relire toute ta liste.
Tu peux aussi créer une vue Kanban avec les statuts en colonnes. Glisser un devis de "En attente" à "Accepté" donne une satisfaction réelle, et ça t'oblige à maintenir le tableau à jour.
Laisser Indy gérer tout ce qui est légal et comptable
Une fois qu'un devis est accepté dans Notion, c'est Indy qui prend le relais pour la partie facturation. Et là, pas question d'improviser : une facture freelance doit respecter des mentions obligatoires précises pour être conforme.
Indy s'occupe de tout ça automatiquement :
- Numérotation des factures dans l'ordre chronologique
- Mentions légales obligatoires (SIRET, conditions de paiement, TVA si applicable)
- Suivi des paiements reçus et en attente
- Déclarations fiscales et suivi de ta trésorerie en temps réel
Le bon réflexe à adopter : dès qu'un devis passe en "Accepté" dans Notion, tu ouvres Indy et tu crées la facture correspondante. Tu colles ensuite l'URL de la facture Indy dans ta propriété dédiée dans Notion. Deux clics, et les deux systèmes sont synchronisés manuellement, sans avoir besoin d'intégration complexe.
C'est ce qu'on appelle un workflow simple qui tient dans le temps. Pas de magie, juste une habitude claire.
Conseil organisation : Si tu es freelance et que tu perds du temps à faire tes factures à la main ou à stresser sur ta compta, Indy est fait pour toi. L'outil automatise la comptabilité légale, génère des factures 100 % conformes et suit tes encaissements sans effort de ta part. Profite du 1er mois offert (et jusqu'à 2 mois offerts pendant l'offre spéciale actuelle) pour tester sans risque. Tester Indy gratuitement (1er mois offert)
Automatiser les relances sans y penser
La relance de devis, c'est souvent là que le business se gagne ou se perd. Un client qui ne répond pas n'est pas forcément un client perdu, il a juste oublié ou priorisé autre chose.
Dans Notion, tu peux mettre en place un système de relance semi-automatique très efficace :
- Ajoute une propriété "Relance 1" avec une date (par exemple J+5 après l'envoi du devis)
- Crée une vue filtrée : Statut = En attente ET Relance 1 = aujourd'hui ou avant
- Chaque matin, tu consultes cette vue et tu envoies tes relances
- Coche une case "Relancé" et ajoute une date de Relance 2 si nécessaire
C'est simple, mais redoutablement efficace. Si tu veux aller plus loin sur la gestion de tes projets clients dans leur globalité, l'article Comment gérer tes projets freelance de A à Z avec Notion détaille toute l'architecture possible.
Astuce bonus : ajoute une colonne "Notes" dans ton tracker pour consigner les échanges clés avec chaque client. "Client en vacances jusqu'au 15", "Attend validation interne" : ces petits détails te font gagner un temps fou à la relance.
Relier ton tracker Notion à ta vision financière
Un tracker de devis, c'est aussi un outil de pilotage financier. Avec les bonnes formules dans Notion, tu peux avoir en un coup d'œil :
- Le montant total des devis en attente (ton chiffre d'affaires potentiel)
- Le montant des devis acceptés sur le mois en cours
- Ton taux de conversion devis/factures
Pour calculer le total des devis acceptés, crée une vue filtrée sur Statut = Accepté et utilise la fonction d'agrégat en bas de colonne sur le champ Montant HT. Notion fait le calcul tout seul.
Combine ça avec le suivi de tes encaissements dans Indy, et tu as une vision complète de ta santé financière : ce qui est facturé d'un côté, ce qui est encaissé de l'autre. Si tu veux creuser la partie finances perso en parallèle, l'article Comment gérer tes finances personnelles avec Notion peut compléter ton système.
Pour résumer
Notion suit tes devis, Indy gère tes factures. C'est une séparation simple qui t'évite le chaos et les oublis. Un tracker bien configuré dans Notion te donne la visibilité sur ton pipeline commercial. Indy assure la conformité légale et le suivi comptable sans effort.
Commence aujourd'hui : crée ta base de données devis dans Notion avec les 6 propriétés essentielles, et si tu ne l'as pas encore fait, teste Indy gratuitement pour générer tes premières factures conformes en quelques minutes. 💼